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个人信息管理系统

来源:博天堂官网 | 时间:2019-04-12

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  BSI英国标准协会于2009年正式发布BS 10012:2009个人信息管理体系(Personal Information Management System, PIMS),此标准具体说明了对个人信息管理体系的各项要求,其提供了一个架构,让组织能维持和改善对数据保护法律及最佳实践的遵循,同时也是对在个人信息保护方面的进一步深化,以在个人数据利用与保护之间进行合理的平衡,降低组织运营与合规方面的风险。

  PIMS是“个人信息管理体系”(Personal Information Management System)的缩写,是一套对个人信息进行保护的管理方法论,主要针对管理或使用个人信息的企业或组织,目的是保护个人隐私。

  通过软件工具对个人信息从产生并获取、分类并记录、维护与变更、分析与使用等方面进行的全过程管理活动,虽然我们每个人在社会上的分工不同,角色不同,产生的信息和需要获得的信息不同,但对于个人信息管理却有着很多相同之处,如对工作计划和时间的管理,可以采用GTD方法,对于个人目标管理可以使用MBO理念,而对于日常理财的收支就直接流水记账了,所以个人信息管理是方法和效率的运用。

  为了更好的诠释个人信息管理,首先必须搞清楚它都有由哪些方面信息组成和对这些信息数据具体的效率管理方法。

  个人信息构成一般是由生活和工作两大方面,生活信息包括:个人或家庭组成和成员信息、个人或家庭财产信息、个人或家庭收支信息等;工作信息包括:目标、工作任务、日程计划、通讯信息、邮件、工作日记、纸质和电子文档等。

  个人或家庭组成和成员信息细分:即全家人的关系,如:本人在家庭中的关系,与本人有关的家庭成员。

  个人或家庭财产信息细分:不动产(实物资产、车、房等)、金融性资产(含现金、银行存款、信用卡、股票、基金等)、保险(可以按需要分类:社会、商业保险,或者按养老、医疗、意外、财产、子女教育等进行分类)、债权和债务、其他投资等。

  个人或家庭收支信息:一般指为了维持一个家庭日常生活所需的收入和支出,如:工资、奖金、分红、福利、投资等收入;如:房租、还贷、水电费、柴米油盐、衣食住行等所需支出。

  工作任务:先计划任务,事务执行中可以记录和处理产生的信息(如:收入、生成文档),执行结果的记录和分析。

  通讯信息:是指工作所需的客户、供应商、联系人的信息管理,一般个人根据工作特点决定信息管理的内容,如:联系人的姓名、性别、年龄、职务、爱好、联系方式、家庭情况等等,按着人脉管理理念这些信息最多可达80多项。

  纸质和电子文档:工作中每天会有很多纸质或电子的文档,分类管理有利于资料的再利用,由于纸质文件通常存在存放问题,所以建议转化或只保留电子文档,而且还很环保。

  以上这些信息都是可以统计和记录分析的,其实还有一些无形的信息存在,如:个人对家庭生活质量的要求、消费观念、人生目标和理想、爱好习惯,它们都存在于我们的大脑中,有科学依据表明信息和数据的可视化会让人们更加深刻明确人生目标和坚定自己的理想和行为。所以要想成为高效发展社会中的佼佼者,改变个人和家庭的生活质量,就必须从你了解那一刻起积极学习和掌握个人信息管理。

  一些PIM软件产品能够通过计算机网络(包括手机ad-hoc网络传真,即MANETs)和其它的PIM设备实现同步。这个性能一般达不到即时持续的数据更新,不过基本可以实现不同电脑设备间及时快速更新,包括台式机,膝上电脑和个人数字助理。

  在1992年Apple公司推出“PDA”(Personal digital assistant,个人数字助理)之后全球个人信息化开始了发展,每天都在改变着我们的生活。个人信息化在国外的应用已经非常普及,发达国家的家庭和个人已经实现了手机、多点PC、PDA、网上服务器的个人信息数据同步处理,在我国因很多原因只局限于手机或PC、服务器的单点应用,且信息记录、跟踪、管理的功能单一化,模块内部信息集成度低下,无法实现一体信息平台。我们为了满足对信息数据的管理不得不为此使用几个平台的设备、去收索挑出几个不同功能的应用软件、购买多个配套用品,不仅增加各种使用成本,复杂的操作还要记住几组密码,大大降低了我们掌握和使用信息的效率。 我们得相信个人信息同步处理时代早晚会到来的,利用信息处理手段和方法进行高效的管理。

  1、当前信息的统计情况,如:当前目标或计划、待办事务或日程、当前财产情况、当前收入和支出情况分析等需要管理的信息进行分类统计。

  2、新产生的信息,是指每日新的信息,如:新的任务和日程、执行任务的处理记录、变更或修改信息、记录收支、存放归集文档、编写日记、增加通讯信息、收发邮件等。

  3、信息的分析,查询往日各类信息、对大量信息进行条件或者范围的检索、分类查询和统计、财务信息的统计和分析等。

  不过如果我们还是手工状态管理这些信息,那么基本上无法完成信息的统计和分析,而且不能高效率实现。需要利用计算机软件工具来辅助我们完成这项又杂又多的信息管理工作。 这里我引用一款免费的软件作为工具进行介绍,佳盟个人信息管理软件普及版(以下简称BaPim普及版),它是非盈利的,厂家的理念是为普及国民个人信息化而研发的软件产品。该软件从整体软件的设计到研发过程中融入多项国际上先进的信息管理理念(GTD时间管理、MBO目标管理PKM知识管理),这些正是我们个人信息管理所必须的方法。软件系统的功能具有个人目标管理、事务计划提醒与处理、日程提醒、家庭理财、理财规划、收支记录、实物资产、债权债务、日记记事、个人通讯录、知识管理、公共信息查询、节日自动提醒、定制邮件自动发送等,可以高效的完成个人信息管理。

  BS10012个人信息管理体系有很强的关联性,但区别也是明显的,ISO27001目的是广义信息的安全,即保密性、完整性、可用性,而BS 10012目的是不对个人信息进行未授权的使用,安全是达到此目的的一个手段。组织可以利用ISO 27001作为个人信息保护在信息安全方面细化的方法。

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